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Chi siamo

SUBSTANTIA COSMETICS
Via Dante 103 – 15121 Alessandria
P.IVA 02516050065
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Comunicazione e/o diffusione dei dati personali

I Vostri dati non verranno da noi “diffusi”, con tale termine intendendosi il darne conoscenza a soggetti indeterminati in qualunque modo, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione. Substantia Cosmetics inoltre, gestisce le informazioni contenute sul proprio sito web in collaborazione con altri service provider e web agencies, dai quali può ricevere dati personali relativi agli utenti di tali informazioni. Queste collaborazioni on-line sono regolate da appositi contratti che presuppongono un adeguato livello di protezione dei dati personali trattati. Substantia Cosmetics non cederà, a titolo oneroso o gratuito, i dati personali dei propri utenti di siti web a terze parti non autorizzate.

I Suoi dati non verranno da noi diffusi, con tale termine intendendosi il darne conoscenza a soggetti indeterminati in qualunque modo, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione. I Dati Personali e Particolari potranno essere comunicati, nei limiti di quanto necessario, alle categorie di destinatari tra i quali:

  • Autorità giurisdizionali nell’esercizio delle loro funzioni quando richiesto dalla Normativa Applicabile.
  • Personale autorizzato, adeguamene istruito e formato dal Titolare, i quali si sono impegnati alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza.
  • Personale dei soggetti terzi che prestano servizi al Titolare che effettuano trattamenti di dati per conto e su istruzione di quest’ultimo quali Responsabile del trattamento, tra i quali: società o studi professionali, che prestino attività di assistenza, consulenza o collaborazione in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria e finanziaria, nei confronti dei quali è stato concluso un contratto ai sensi e per gli effetti dell’articolo 28 del Regolamento.
  • Consulenti o Fornitori esteri incaricati, nei limiti strettamente necessari per svolgere le attività di gestione dei servizi inerenti la Carta Fedeltà (ove presente).

Viene indicata solo la categoria dei destinatari, in quanto oggetto di frequenti aggiornamenti e revisioni. Pertanto, gli Interessati potranno richiedere l’elenco aggiornato dei destinatari contattando il Titolare del Trattamento dei Dati attraverso il recapito indicato nell’apposito paragrafo della presente informativa.

I suoi Dati Personali e Particolari potranno essere trasferiti a Destinatari che si potrebbero trovare al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Il Titolare dei Dati assicura che il trattamento elettronico e cartaceo dei Suoi Dati Personali e Particolari, da parte dei Destinatari, avviene nel rispetto della Normativa Applicabile, il tutto sempre in conformità dei principi indicati agli articoli 45 e 46 del RGPD relativamente alla sussistenza di una decisione di adeguatezza da parte della Commissione europea ovvero di garanzie adeguate.

Conferimento dei dati

La comunicazione dei Dati Personali, discende da un obbligo legale e/o necessario per la conclusione del contratto e che in caso di mancata comunicazione non sarà possibile procedere con l’esecuzione del contratto.

Per quanto concerne i dati che non siamo obbligati a conoscere, il loro mancato ottenimento sarà da noi valutato di volta in volta, e determinerà le conseguenti decisioni, rapportate all’importanza per la nostra organizzazione dei dati richiesti e non conferiti.

Modalità del trattamento

Substantia Cosmetics raccoglie le informazioni personali e gli altri dati che vengono inseriti nei form di registrazione o rilasciati nei campi modulo del sito web, nonché inoltrati a Substantia Cosmetics a mezzo posta elettronica. Tali dati possono riguardare informazioni necessarie per fornire i servizi richiesti dall’interessato (es. Newsletter) e/o per contattare l’interessato (il nome, l’indirizzo postale, l’indirizzo e-mail, il numero telefonico, il numero di fax). I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del sito web di Substantia Cosmetics acquisiscono, nel corso del loro normale utilizzo, una serie di informazioni personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet (ad esempio, l’indirizzo IP dell’utente o il domain name del computer utilizzato per accedere al sito web, l’URL delle risorse richieste, l’orario della richiesta o il tempo della sessione, il metodo utilizzato per sottoporre la query al server, la dimensione dei file ricevuti in risposta alla richiesta, il codice numerico concernente lo status della risposta data dal server ed altro tipo di informazioni riguardo al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente).

I suoi dati verranno trattati esclusivamente per le seguenti finalità per le quali non è richiesto il suo consenso:

  • Dare esecuzione al contratto avente ad oggetto la fornitura dei prodotti e servizi e dare esecuzione ai servizi di post vendita.
  • Adempiere a specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa comunitaria, da leggi, da regolamenti o dal contratto sottoscritto, in particolare ai fini dell’instaurazione, gestione ed estinzione delle obbligazioni assunte con detto contratto.
  • Ai fini della tenuta della contabilità e dunque per adempimenti contabili e amministrativi connessi al rapporto contrattuale.
  • Per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria connesso all’instaurazione, esecuzione e cessazione del rapporto contrattuale.

Il trattamento di cui ai punti precedenti, è necessario alla prestazione del servizio da lei richiesto con la conseguenza che il Titolare del Trattamento non ha l’obbligo di acquisire specifico consenso al trattamento dei dati in quanto la base legale del trattamento dei Suoi dati personali per le finalità sopra indicate è l’art. 6(1)(b) e l’art. 6(1)(c) del Regolamento.

Qualora decida di rilasciare il suo consenso (dopo avere visionato la presente informativa) i suoi dati potranno essere oggetto di trattamento da parte del Titolare anche per le seguenti finalità: informativa commerciale, ovvero per fornire informazioni o aggiornamenti su prodotti, servizi, ovvero iniziative promosse da noi o da altre strutture, nonché la conduzione di ricerche di mercato o altre iniziative di customer satisfaction promosse dal Titolare; qualora non ritenga di prestare il consenso (facoltativo) per la predetta finalità, il rapporto contrattuale non verrà comunque compromesso ovvero alterato.

Resta inteso che il trattamento dei dati per questa finalità sarà possibile solo con il consenso dell’interessato ai sensi dell’articolo 6(1)(a) del Regolamento. Il consenso potrà essere revocato in qualsiasi momento liberamente nei modi di seguito indicati. L’eventuale mancato rilascio o revoca del consenso non pregiudicano in alcun modo l’esecuzione del contratto.

Finalità della raccolta

Substantia Cosmetics utilizza i dati personali raccolti on-line allo scopo di offrire prodotti e/o servizi tramite mailing list, marketing e pubblicità, attività promozionali e per la gestione del servizio di supporto tecnico relativo ai prodotti commercializzati. Substantia Cosmetics fornisce ai clienti un mezzo semplice per opporsi all’invio di proposte o circolari informative ricevute via e-mail. Potrete richiedere in qualunque momento di interrompere l’invio di queste informative, proposte e/o offerte semplicemente richiedendone la cancellazione. Tutte le informazioni, proposte e/o offerte che riceverà via e-mail da Substantia Cosmetics la informeranno su come opporsi ad un successivo invio.

Registrazione dei dati

I suoi dati sono registrati e conservati presso il nostro sistema informativo al fine di offrire un servizio efficiente per il monitoraggio dei servizi erogati.

Raccolta delle informazioni

La presente Privacy Policy si applica ai dati personali raccolti attraverso il nostro sito Internet, Vostre comunicazioni/richieste telefoniche, e-mail o fax, incontri con il nostro personale presso nostra/Vostra sede, visite in occasione di fiere di settore e/o convegni, Vostre richieste di contatto telefoniche o via mail, Vostra documentazione tecnica/promozionale/pubblicitaria. Tramite il processo volontario di registrazione al servizio newsletter, Substantia Cosmetics raccoglie dati personali quali: nome, cognome, società, qualifica professionale, indirizzo di posta elettronica. Tramite il proprio sito Internet, Substantia Cosmetics raccoglie informazioni raggruppate a mero scopo statistico durante il processo di consultazione del sito, altre informazioni fornite volontariamente dall’utente attraverso le procedure di registrazione on-line o la compilazione di appositi campi, moduli, informazioni finalizzate a migliorare e facilitare la navigazione del sito.

Natura dei Dati Trattati

I dati in nostro possesso sono necessari per l’erogazione dei servizi e dei prodotti (siti, grafica, consulenze … ) da Lei richiesti, tali dati potrebbero essere qualificati come particolari in base all’Art. 9 del Regolamento.

Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati

I dati Personali, Particolari, Economici e riguardanti i documenti Fiscali, verranno conservati per il lasso di tempo strettamente necessario al perseguimento delle specifiche finalità del trattamento per le quali lei manifesta il suo consenso e, nello specifico:

  • Per finalità relative all’adempimento delle obbligazioni contrattuali, i suoi dati saranno conservati per 10 (dieci) anni dal momento della raccolta, relativamente ad adempimenti di obblighi normativi, assistenza post vendita e comunque, non oltre i termini fissati dalla legge per la prescrizione dei diritti.

Per finalità di marketing i suoi dati saranno elaborati per 5 (cinque) anni dal momento del rilascio del consenso al trattamento.

Lasciando un commento, il commento e i relativi metadati vengono conservati a tempo indeterminato. È così che possiamo riconoscere e approvare automaticamente eventuali commenti successivi invece di tenerli in una coda di moderazione.

Per gli utenti che si registrano sul nostro sito web (se presenti), memorizziamo anche le informazioni personali che forniscono nel loro profilo utente. Tutti gli utenti possono vedere, modificare o cancellare le loro informazioni personali in qualsiasi momento (eccetto il loro nome utente che non possono cambiare). Gli amministratori del sito web possono anche vedere e modificare queste informazioni.

Comunicazione di Violazione

Qualora dovesse verificarsi una violazione ai suoi dati personali tale da presentare un rischio elevato per i diritti e libertà, procederemo a darne comunicazione in base alle policy aziendali predisposte per gestire tale situazione di crisi e nel rispetto dell’art. 34 del Regolamento.

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Quali diritti hai sui tuoi dati

Se ha un account su questo sito, o ha lasciato commenti, può richiedere di ricevere un file esportato dal sito con i dati personali che abbiamo su di lei, compresi i dati che ci ha fornito. Può anche richiedere che cancelliamo tutti i dati personali che la riguardano. Questo non include i dati che siamo obbligati a conservare per scopi amministrativi, legali o di sicurezza.

Lei potrà, in qualsiasi momento, esercitare i diritti di seguito indicati, ed in particolare:

  • Accedere ai dati personali: ottenere la conferma o meno che sia in corso un trattamento di dati che La riguardano e, in tal caso, l’accesso alle seguenti informazioni: le finalità, le categorie di dati, i destinatari, il periodo di conservazione, il diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo, il diritto di richiedere la rettifica o cancellazione o limitazione del trattamento od opposizione al trattamento stesso nonché l’esistenza di un processo decisionale automatizzato.
  • Richiedere la rettifica o cancellazione o limitazione dei trattamenti che la riguardano; per “limitazione” si intende contrassegnare dati conservati con l’obiettivo di limitarne il trattamento in futuro.
  • Proporre opposizione al trattamento: opporsi al trattamento di dati per motivi connessi all’esecuzione di un compito di interesse pubblico o per il perseguimento di un legittimo interesse.
  • Portabilità dei dati: ricevere in formato strutturato, di uso comune, i dati che la riguardano; in particolare, i dati Le verranno forniti dal Titolare in formato cartaceo o PDF.
  • Revoca del consenso al trattamento per finalità di marketing, sia diretto che indiretto, ricerche di mercato; l’esercizio di tale diritto non pregiudica la liceità dei trattamenti svolti prima della revoca.
  • Proporre reclamo ai sensi dell’art. 77 del RGPD all’autorità di controllo competente in base alla sua residenza abituale, al luogo di lavoro oppure al luogo di violazione dei suoi diritti; per l’Italia è competente il Garante per la protezione dei dati personali, contattabile tramite i dati di contatto riportati sul sito web http://www.garanteprivacy.it.
  • I predetti diritti potranno essere esercitati inviando apposita richiesta al Titolare del Trattamento dei dati mediante i canali di contatto indicati nell’intestazione della presente informativa.

Le richieste relative all’esercizio dei diritti dell’utente saranno evase senza ingiustificato ritardo e, in ogni modo, entro un mese dalla domanda; solo in casi di particolare complessità e del numero di richieste tale termine potrà essere prorogato di ulteriori 2 (due) mesi.

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Tutela dei dati personali

In conformità al principio di necessità sancito nell’art. 3 del D.lgs. 196/2003, substantia cosmetics garantisce che i trattamenti mediante strumenti elettronici sono effettuati riducendo al minimo l’utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, limitandone il ricorso ai casi in cui sono strettamente necessari per il conseguimento degli scopi per i quali sono stati raccolti. substantia cosmetics garantisce altresì l’adozione e l’osservanza di specifiche misure di sicurezza per prevenire la perdita dei dati, eventuali usi illeciti o non corretti degli stessi ed accessi non autorizzati. I dati dell’utente saranno archiviati da substantia cosmetics fino ad eventuale ordine di cancellazione da parte dell’interessato, Vi ricordiamo infatti che secondo quanto prescritto dall’art. 7 del D.Lgs. n. 196/2003, potete esercitare nei nostri confronti i seguenti diritti: ottenere la conferma dell’esistenza di dati personali che Vi riguardano, anche se non ancora registrati, e la comunicazione in forma intelligibile dei medesimi dati e della loro origine, nonché, delle finalità e delle modalità del trattamento e della logica applicata in caso di trattamento effettuato con strumenti elettronici; ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti e trattati; ottenere l’aggiornamento, la rettificazione e l’integrazione dei Vostri dati; opporVi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che Vi riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta. È responsabilità di ogni singolo utente incaricato garantire e verificare la titolarità e la custodia delle proprie password e dei relativi codici di accesso alle aree riservate del sito Internet.

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Aggiornamento al 01.05.2018